سواء كنت تنهي العمل لقضاء العطلات أو الخروج في إجازة مستحقة عن جدارة (أو كليهما) ، غالبًا ما يكون هناك سؤال حول ما يجب فعله برسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك أثناء وجودك بعيدًا عن مكتبك — وأفضل طريقة للتأكد من عدم مقابلتك كآبة سيل من الرسائل التي تحتاج إلى الرد عند عودتك إلى العمل.
لدينا بعض النصائح والتقنيات لمشاركتها ، وسنشرح كيفية تنفيذها في Gmail و Apple Mail و Outlook على الويب (إذا كنت تستخدم عميلاً آخر ، فستجد ميزات مشابهة لتلك التي نتحدث عنها حول) حول يجب أن تكون متاحة). استثمر بعض الوقت في إيقاف البريد الوارد مؤقتًا قبل استراحة والمستقبل سوف تكون ممتنا.
كن محددًا في خارج المكتب
الرسالة خارج المكتب مألوفة لمعظمنا ، لكنها لا تُستخدم غالبًا بالطريقة الأكثر فاعلية. لا تسرع في ملاحظة سريعة لإخبار الأشخاص غير الموجودين لديك – كن محددًا بشأن موعد عودتك ، وما يمكن أن يتوقعه مراسلوك منك من حيث البريد الإلكتروني عندما تعود إلى جهاز الكمبيوتر الخاص بك.
هشرح المدة التي ستقضيها بعيدًا– وما نوع الوصول إلى البريد الإلكتروني الذي ستتمتع به خلال ذلك الوقت – يساعد في تحديد التوقعات ويجب أن يعني أن لديك عددًا أقل من رسائل المتابعة الإلكترونية التي يمكنك الوصول إليها عند عودتك. إذا علم الناس أنك لن تعود حتى تاريخ محدد ، فيمكنهم تخصيص بريدهم الإلكتروني وفقًا لذلك.
قد يكون من المفيد إعلان إفلاس البريد الإلكتروني في بريدك الإلكتروني خارج المكتب أيضًا ، إذا كان ذلك قابلاً للتطبيق في مجال عملك: القول بأنه لن تتم قراءة أي شيء يتم إرساله أثناء غيابك. هذا يعني أنه يمكنك البدء من جديد عند عودتك ، وأي شخص قضى وقتًا لقراءة رسالتك خارج المكتب بالفعل سيعرف أنه سيفعل ذلك. بحاجة إلى الاتصال مرة أخرى بعد ذلك.
في Gmail على الويب ، يمكنك تعيين رسالة خارج المكتب بالنقر فوق رمز الترس (أعلى اليمين) ، ثم مشاهدة كل الإعداداتو عامو الرد تلقائيا على الرسائل الالكترونية لإعلامهم بأنك خارج المكتب. باستخدام Apple Mail ، تحتاج إلى تسجيل الدخول إلى بوابة iCloud على الويب ، ثم النقر فوق رمز الترس (أعلى اليسار) ، ثم التفضيلات و رد آلي. في Outlook على الويب ، انقر فوق رمز الترس (أعلى اليمين) ، ثم اختر اعرض كافة إعدادات Outlookو بريد إلكترونيو ردود تلقائية.
ضع القواعد والمرشحات
ربما كنت تستخدم بالفعل قواعد البريد الإلكتروني وعوامل التصفية لإدارة البريد الوارد أثناء تواجدك في مكتبك بالفعل ، ولكن يمكن أن تكون مفيدة حقًا عندما تكون بعيدًا. من خلال وضع علامة على رسائل البريد الإلكتروني الواردة كمقروءة وأرشفتها عند الاقتضاء ، يمكنك الاحتفاظ بعدد الرسائل غير المقروءة في انتظارك عند انتهاء فترة الراحة.
كيف ستفعل ذلك بالضبط سيعتمد على ماهية وظيفتك ، وكيف تستخدم البريد الإلكتروني ، وعوامل أخرى مختلفة. ربما يمكنك التأكد من أن جميع رسائل البريد الإلكتروني الداخلية من داخل شركتك قد تم وضع علامة عليها كمقروءة وأرشفتها أثناء تواجدك بعيدًا – أو ربما يمكنك تطبيق مرشح على الرسائل الإخبارية التي تستحق القراءة عندما تكون في المكتب ولكن ذلك يمكنك الاستغناء عن القراءة عندما لا تكون كذلك.
فكر في مجموعات الرسائل التي لن تحتاج إلى اللحاق بها – أو ربما لا تريد أن تفوتك مطلقًا (في هذه الحالة يمكنك تمييزها بنجمة بدلاً من تمييزها كمقروءة وأرشفتها). باختصار ، تحصل على عميل البريد الإلكتروني الخاص بك لإدارة الرسائل نيابة عنك ، مما يسهل عليك العودة إلى أخدود البريد الإلكتروني عند العودة.
لبدء إعداد الفلاتر في Gmail على الويب ، انقر فوق رمز الترس (أعلى اليمين) ، وحدد مشاهدة كل الإعداداتومن بعد عوامل التصفية والعناوين المحظورة و قم بإنشاء مرشح جديد. في Apple Mail على macOS ، انقر فوق بريدو إعداداتو قواعدو أضف القاعدة. في Outlook على الويب ، تحتاج إلى النقر فوق رمز الترس (أعلى اليمين) ، ثم اختيار اعرض كافة إعدادات Outlookو بريد إلكترونيو قواعد.
خطوات أخرى يمكنك اتخاذها
كلما كان بريدك الوارد أكثر تنظيمًا قبل أن تذهب ، كلما كان مرتبًا عندما تعود. إذا كنت شجاعًا بما فيه الكفاية ، فيمكنك وضع علامة على كل ما تم الوصول إليه على أنه تمت قراءته وأرشفته قبل أن تأخذ استراحةك – حينئذٍ سيتعين عليك فقط التعامل مع ما سيحدث أثناء غيابك ، بعد رسم خط أسفل أي شيء أقدم من ذلك.
هناك شيء آخر يجب مراعاته ، إذا كنت قادرًا ، وهو تفويض إدارة صندوق الوارد الخاص بك إلى زميل قبل أن تذهب – حتى لو كان يقوم فقط بفحص الرسائل بسرعة ووضع علامة على الرسائل الأكثر أهمية. قد ترغب في ذكر جهة اتصال أو شخصين يمكنهما مساعدة المراسلين أثناء تواجدك بعيدًا في ردك خارج المكتب ، مما قد يعني أنه قد تم الاهتمام بالفعل بالعديد من الوظائف بحلول وقت عودتك.
قد تجد أن عملاء بريد إلكتروني معينين لديهم أدوات محددة للمساعدة. في Gmail على الويب ، على سبيل المثال ، يمكنك سحب الرسائل بين علامات التبويب وإخبار Gmail بتذكر اختيارك: هذا يعني أنه سيتم فرز الكثير من الرسائل الواردة تلقائيًا نيابة عنك ، ويجب أن تكون علامة التبويب الأساسية أقل ازدحامًا مما كانت عليه كن على خلاف ذلك. سيكون.
قد يكون طلب المساعدة من أداة طرف ثالث مفيدًا لك أيضًا ، وسوف يفعل ذلك اجعل من السهل أخذ استراحة من بريدك الوارد. بوميرانج يتيح لك Gmail و Outlook إيقاف وصول رسائل البريد الإلكتروني مؤقتًا لفترة زمنية معينة ، على سبيل المثال ، بينما SaneBox إنها تنشر خوارزميات ذكاء اصطناعي مضبوطة بدقة لمعرفة أي من رسائل البريد الإلكتروني الواردة مهمة بالفعل وتستحق الرد عليها.
