كيف يمكن أن يؤدي الاستخدام الأفضل للبيانات إلى تحسين برامج الامتثال

المنظمات الرائدة التي تتعامل مع الامتثال على أنه أكثر من مجرد تمرين على خانة الاختيار تستخدم البيانات ليس فقط للكشف عن الأرقام ، ولكن أيضًا لماذا تحدث اتجاهات معينة وكيف يمكن أن تؤثر على الأعمال التجارية.

بينما تزدهر برامج الامتثال الصحية على الاتساق ، فإنها تحتاج أيضًا إلى أن تكون مرنة بما يكفي للتطور جنبًا إلى جنب مع السياسات واللوائح المتغيرة باستمرار. يعد الاستخدام الفعال للبيانات هو المفتاح لهذه السرعة وهو في صميم جميع برامج الامتثال الناجحة.

الامتثال هو وظيفة أساسية يجب أن تكون متكاملة على مستوى المؤسسة – من إدارة اللوائح الخارجية والسياسات الداخلية إلى إنشاء تدريب شامل للموظفين. يمكن للبيانات الصحيحة أن تساعد القادة على قياس حالة ثقافة مؤسستهم – وهو مؤشر قوي على نزاهة الشركة.

كمثال على قوة بيانات الامتثال ، يمكن أن تشير الزيادة في الحوادث المبلغ عنها إلى تحول إيجابي في ثقافة الشركة ، حيث يشعر الموظفون بمزيد من الصلاحيات للتحدث عن أسئلة أو قضايا مكان العمل. ومع ذلك ، يمكن أن يشير أيضًا إلى خطر ناشئ داخل المنظمة يحتاج إلى معالجة.

يمكن أن يساعد ربط هذا مع نقاط البيانات الرئيسية الأخرى ، مثل وحدات تخزين التقارير الخاصة بالمنطقة أو الموقع ، في تحديد المحركات الرئيسية. يعد فهم هذه الأسباب الجذرية الحاسمة أمرًا ضروريًا للامتثال ليس فقط لأنه يخفف من المخاطر ، ولكنه يساعد المؤسسات على التطور وتصبح أقوى. ومع ذلك ، للوصول إلى هذا المستوى من التحليل ، يجب أن تكون رؤى البيانات قابلة للاكتشاف بالكامل.

الكشف عن رؤى أعمق

استخدام التكنولوجيا لتجميع البيانات واكتشاف الأفكار ليس بالأمر الجديد. لقد نضجت صناعات لا حصر لها في استخدامها للبيانات للكشف عن ذكاء أعمال أعمق من أجل ميزة تنافسية.

على سبيل المثال ، في أوائل العقد الأول من القرن الحادي والعشرين ، أتقنت وول مارت علم استخدام البيانات لتحسين تشكيلة المنتجات ، والاستفادة من نماذج طلب العملاء التاريخية والتنبؤية لضمان أن المنتج المناسب في المكان المناسب على أرفف المتجر في الوقت المناسب ، مما يزيد من الأرباح في عملية. واستخدمت دوري البيسبول الرئيسي بيانات شاملة لإنشاء “موسوعة البيسبول” ، وهي عبارة عن خلاصة وافية للإحصاءات التي تم البحث عنها والتي تستبدل الحدس بتحليل البيانات التجريبية بحيث يمكن بناء الفرق الفائزة بميزانيات متواضعة.

نشهد الآن موجة مماثلة من التغيير في الامتثال ، مع تعمق المنظمات في البيانات بحيث يمكن لمسؤولي الامتثال الاعتماد بشكل أقل على حدسهم والمزيد على الرؤى والاتجاهات الواقعية التي يرونها مباشرة. اليوم خاصة ، وسط انتهاكات بيانات الشركة المتزايدة والمستمرة ، والمعايير واللوائح البيئية والاجتماعية والمؤسسية التي طال انتظارها واستقالات الموظفين الجماعية ، من المهم أكثر من أي وقت مضى التأكد من أن المؤسسات تستخدم البيانات لاتخاذ نهج استباقي للامتثال.

إليك كيف يمكن للمؤسسات الاستفادة بنجاح من بيانات الامتثال.

تجميع ومقارنة مصادر البيانات لإنشاء أساس بيانات قوي

عندما يتعلق الأمر بالامتثال ، كلما زادت البيانات كلما كان ذلك أفضل. هذا يعني أن تجميع البيانات ومقارنتها من مختلف المصادر هو أفضل طريقة لربط نقاط البيانات للكشف عن الاتجاهات المهمة والتنبؤ بالمخاطر المحتملة.

على سبيل المثال ، قد يبدو أن الزيادة في التقارير الداخلية التي تأتي عبر أنظمة التقارير المختلفة للمؤسسة – الخطوط الهاتفية الساخنة أو البوابات الإلكترونية أو الموجهة مباشرة إلى المديرين – تشير إلى ضعف الامتثال وقضايا تنظيمية. في حين قد يبدو أن المزيد من التقارير تشير إلى وجود المزيد من المشاكل ، فإن زيادة بيانات التقارير يعد أمرًا أساسيًا جيد الشيء الضروري لتطوير برامج الامتثال.

في الواقع ، تعمل المؤسسات التي تتلقى المزيد من بيانات التقارير من موظفيها بشكل أفضل في كل مقياس تقريبًا. هم أكثر ربحية ، ولديهم هياكل حوكمة أفضل ، ولديهم بيئات عمل أكثر صحة. ويرجع ذلك إلى حد كبير إلى أن المزيد من بيانات إعداد التقارير تمنح المنظمة رؤية أكمل لبرامج الامتثال وثقافتها.

احتضان التحول الرقمي

يعد جمع البيانات ومراقبتها وتقييمها حافزًا قويًا للتحول الرقمي. يمكنه نقل المؤسسات إلى ما وراء العمليات القديمة حيث تم استخدام جداول البيانات ، أو حتى دفاتر الملاحظات ، لإدارة السياسات ، وتتبع الامتثال ، وإعداد التقارير والمزيد. يساعد هذا المستوى من الرقمنة المؤسسات على التوسع والنضج بفعالية ، وإزالة الصوامع التجارية.

علاوة على ذلك ، يمكن للتحول الرقمي أن ينمي الأتمتة التي تعزز الإنتاجية ، وتزيل الأخطاء البشرية وتسمح للمهنيين بالتركيز بشكل أكبر على الجوانب عالية القيمة لوظائفهم مقابل إدخال وتحليل أرقام البيانات يدويًا.

عرض الامتثال بشكل كلي

لا توجد العديد من الأدوار التي تفكر حقًا في امتثال الأعمال من البداية إلى النهاية ، وهذه مشكلة. يمكن أن يؤدي تحويل كيفية استخدام البيانات إلى انهيار صوامع البيانات التي تتراكم بشكل طبيعي بمرور الوقت.

على سبيل المثال ، ينظر المتخصصون في الامتثال عادةً فقط إلى البيانات التي تندرج تحت مظلة الامتثال وأحيانًا لا يفكرون في كيفية تأثير العوامل الأخرى داخل الشركة – مثل الموارد البشرية أو حتى بيانات تكنولوجيا المعلومات – على برنامجهم. عندما تصبح البيانات متاحة عبر وحدات الأعمال ، يمكن للمؤسسات رسم العلاقات بين الفرق والإجابة على الأسئلة المهمة حول حالة أعمالها.

كشف الثغرات والنجاحات في البرنامج

توفر البيانات المحسّنة والمدمجة لقطة في الوقت الفعلي لمدى فعالية ونضج برنامج الامتثال. علاوة على ذلك ، فإنها تكشف عن الاتجاهات الدقيقة التي يمكن أن تسهم في تغيير المستوى الكلي. إن امتلاك فهم أكثر شمولاً لكل من الاتجاهات على المستويين الجزئي والكلي هو ما يحرك الإبرة لتعزيز برامج الامتثال والإدارة الاستباقية للمخاطر.

على غرار الطريقة التي تعتمد بها شركات التأمين على الخبراء الاكتواريين لتحديد مخاطر المسؤولية ، يمكن للمؤسسات استخدام بيانات الامتثال الخاصة بها لدعم اتخاذ القرارات الفعالة وإدارة المخاطر الاستباقية. يعد فهم إشارات المخاطر ، مثل حجم الإبلاغ عن الحوادث ، عاملاً مهمًا في سد فجوات الامتثال وبناء برنامج ناجح. ناتج هذا التمرين هو برنامج يلتزم بالقوانين واللوائح ، ويخلق بيئة عمل آمنة وأخلاقية ، ويحمي الأعمال من المخاطر الداخلية والخارجية ، وأكثر من ذلك بكثير.

يتحول الامتثال بمساعدة البيانات والقدرة على اكتشاف إشارات الخطر والآليات السببية. يقوم أولئك الذين هم في طليعة هذه الحركة بتنفيذ بروتوكولات بيانات أكثر قوة في الامتثال ، مما يسمح لهم بوضع سياق أكثر سهولة وزيادة الثقة في قرارات أعمالهم.

على الرغم من أن البيانات كانت دائمًا ضرورية للامتثال ، فإن القادة الذين يتخطون التعامل معها على أنها ممارسة مربعة اختيار ويبحثون بشكل أعمق ينضجون برامج الامتثال الخاصة بهم ويساعدون في بناء ثقافات مؤسسية أخلاقية تؤدي بدورها إلى تنمية نجاح الأعمال.

بوب مكارتر هو كبير مسؤولي المنتجات والتكنولوجيا في NAVEX Global.