الاتصالات الإلكترونية: مع مزايا كبيرة تأتي مخاطرة كبيرة

عبر مؤسسات اليوم ، أحدثت قنوات الاتصال الإلكترونية مثل Slack و Zoom و WhatsApp ثورة في الاتصالات التجارية وأصبحت حيوية لاستمرارية الأعمال والتعاون والعمل عن بُعد. على الرغم من كونه ملائمًا وضروريًا للعديد من المؤسسات ، إلا أن هذا التحول الهائل في الطريقة التي نتواصل بها يجلب أيضًا مخاطر كبيرة ، بما في ذلك مخاوف الامتثال والأمان التي قد تؤدي إلى تسريبات كارثية للبيانات وغرامات منهكة. هذه مشكلة على نطاق عالمي. واجهت أكبر البنوك في وول ستريت بالفعل غرامات بقيمة مليار دولار بسبب استخدام الموظفين لتطبيقات المراسلة المشفرة للتواصل وإجراء الأعمال التجارية ، وتحذر هيئة السلوك المالي في المملكة المتحدة (FCA) الشركات من إيجاد بدائل لتطبيق WhatsApp.

وليس فقط أولئك الذين يعملون في الصناعات المنظمة هم من يحتاجون إلى معالجة هذه الموجة الجديدة من اتصالات الموظفين. تتعرض المنظمات من جميع الأنواع ، بما في ذلك تلك الموجودة في القطاع الخاص ، للخطر عندما يكون الموظفون مترددين بشكل مفرط في تطبيقات الاتصالات الإلكترونية. إلى جانب مخاطر العمل ، أدت الطبيعة غير الآمنة لهذه الخدمات إلى زيادة كبيرة في التحرش الجنسي والعنصرية وإساءة استخدام السوق على قنوات الأعمال هذه الآن الحاسمة والضرورية. أصبح التصيد عبر الإنترنت أمرًا شائعًا ، ولسوء الحظ تسرب إلى ثقافة العمل من المنزل اليوم. لم يقلل الانفصال الجسدي من عدد الحوادث العنصرية أو الجنسية ، ولكن بدلاً من ذلك ، أدى إلى ارتفاع في الاعتداءات الدقيقة.

للتخفيف من هذه المخاطر المرتبطة بتطبيقات الاتصالات الإلكترونية ولمكافحة إساءة استخدام السوق ، يجب على الشركات التركيز على مراقبة وفهم البيانات داخل هذه القنوات لفك تشفير السياق وتحديد ما إذا كان هناك أي نشاط محظور يحدث أم لا. تترك المحادثات عبر قنوات الاتصال دائمًا أثرًا لأي سوء سلوك في مكان العمل ، مما يجعل من الضروري أن تمتلك المؤسسات الأدوات التي تدعم التكنولوجيا لإدارة البيانات الموجودة داخل هذه التطبيقات ومراقبتها بشكل صحيح.

انتشار تطبيق الاتصالات

يتعين على المؤسسات الآن تكييف سياساتها وإجراءاتها لتلبية توقعات الاتصال لكل من الموظفين والعملاء الكرام ، أو الاستمرار في دفع ثمن عدم القيام بذلك. هذا يعني أن المؤسسات تضيف باستمرار قنوات اتصال جديدة للتواصل داخليًا ومع العملاء والعملاء. اليوم ، يستخدم الأشخاص أجهزة وقنوات أكثر من أي وقت آخر في التاريخ ، مما يجعل من الصعب على المؤسسات الاحتفاظ بعلامات تبويب حول من قال ماذا ، وما هي المعلومات التي يتم مشاركتها وأين يتم نشر هذه المعلومات.

أصبح WhatsApp و Zoom و Slack وقنوات الاتصال الإلكترونية الأخرى ضرورية لاستمرارية الأعمال والتعاون أثناء الوباء ، والآن ، لا يمكن إعادة معجون الأسنان الذي يضرب به المثل إلى الأنبوب ، على الرغم من المخاطر الهائلة والمخاوف المتعلقة بالامتثال والأمن المرتبطة بهذه القنوات . . في حين ظهرت هذه الأدوات في وقت كانت ضرورية لتعاون الموظفين ، وجدت دراسة استقصائية حديثة لموظفي المؤسسة أن أكثر من نصف المستجيبين يعتقدون أن أدوات التعاون كانت مشكلة ، على الرغم من القنوات المختلفة التي تم توفيرها خلال العام الماضي. للحفاظ على إنتاجية الموظفين ، وحماية الأعمال التجارية من المخاطر ، من أفضل الممارسات تبسيط قنوات الاتصال ، واختيار أفضل الأعمال داخليًا ومع العملاء ، والقضاء على تلك التي تعتبر غير ضرورية.

بمجرد أن تحدد المؤسسة المعلمات التي يمكن استخدام قنوات الاتصال حولها ولا يمكن استخدامها ، فإن الخطوة التالية هي ضمان مراقبة جميع المحادثات بحثًا عن سلوك شائن بالإضافة إلى أرشفتها في حالة ظهور مشاكل مستقبلية. تاريخيًا ، عندما كانت المحادثات الهاتفية والبريد الإلكتروني فقط بحاجة إلى أرشفة ، كانت المؤسسات تستخدم عادةً برامج الأرشفة في الموقع ؛ ومع ذلك ، في عالم الاتصالات التجارية المتطور اليوم ، حيث يتعين علينا أيضًا حساب محادثات الفيديو والرسائل النصية وأنواع أخرى من الاتصالات الإلكترونية ، أصبحت الحلول التي تدعم السحابة ضرورية للعديد من المؤسسات التي لم تكن تفكر في مثل هذه الخطوة السابقة للوباء .

تسرب البيانات

بالإضافة إلى الغرامات التنظيمية واحتمال حدوث بيئة عمل سامة ، يمكن أن تؤدي قنوات الاتصال هذه أيضًا إلى تسرب البيانات الذي يهدد الأعمال التجارية ، خاصة عندما يتعلق الأمر بالمعلومات المادية غير العامة (MNPI). عندما يقع MNPI في الأيدي الخطأ ، غالبًا ما يتبع ذلك نشاط شائن ، مثل إساءة استخدام السوق. للحماية من ذلك ، يجب على فرق الأمان تطوير معلمات للغة والرسائل التي تعتبر MNPI قبل تحديد الموظفين الذين يتمتعون بالخصوصية لأي معلومات. من هناك ، يجب أن تكون تقنية المراقبة الاستباقية الحديثة قادرة على تنبيه MNPIs المذكورة بشكل غير صحيح حتى يتمكن فريق المراقبة من معالجتها.

عرض المحادثات كبيانات

اليوم ، يجب على المؤسسات أن تنظر إلى قنوات الاتصال الإلكترونية لموظفيها حيث أن مراكز البيانات مليئة بالمخاطر ، بما في ذلك مخاوف الأمان والامتثال ، والتي يمكن أن تعطل الشركة إذا لم يتم أخذها في الاعتبار بشكل استباقي. ما يعقد هذا الأمر أكثر هو أن قنوات الاتصال الإلكترونية تتطور – فما يستخدم اليوم لن يُستخدم غدًا ، لذلك يجب أن تكون الحلول قابلة للتكيف من أجل معالجة المخاوف المستقبلية عند ظهورها وتطورها.

مثلما تكيفت قنوات الاتصال مع عصر الأعمال اليوم ، فإن الحلول المطلوبة لحماية المؤسسات تتطور أيضًا ، مع حلول جديدة ومتطورة تضرب السوق كل يوم. ما هو المفتاح هو أن تدرك المنظمات الوزن الكبير في هذا التحول في اتصالات الأعمال. قنوات الاتصال الإلكترونية هذه هي المكان الذي تحدث فيه الأعمال التجارية ، لذا يجب أن تكون مراقبة بيانات الاتصال وتأمينها من الوظائف الأساسية للمؤسسة.

ليس هناك شك في أن قنوات الاتصال الإلكترونية تجلب مزايا كبيرة تعتمد عليها مؤسسة اليوم. ومع ذلك ، فإنها تأتي أيضًا بمخاطر كبيرة على كل من الجانب التنظيمي وجانب السمعة ، وهي مخاطر يمكن أن تسحق الأعمال التجارية إذا لم يتم تفسيرها بشكل صحيح.

شيران ويتسمان هو الرئيس التنفيذي والشريك المؤسس لشركة Shield.